Quy trình quản lý công nợ hiệu quả, giảm rủi ro cùng phần mềm DMS

Quy trình quản lý công nợ không chỉ giúp doanh nghiệp tính toán được khả năng thu hồi nợ, mà còn giúp duy trì mối quan hệ với khách hàng. Bằng cách sát sao các rủi ro và xây dựng chế độ chi trả hiệu quả, doanh nghiệp có thể phát triển và thành công trong thời kỳ này.

Công nợ của doanh nghiệp là gì, các loại công nợ?

Công nợ trong kinh doanh là một thuật ngữ khá quen thuộc, thường gắn liền với các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp gồm mua bán hàng hóa, thanh toán các khoản nghĩa vụ khi thực hiện các giao dịch với cá nhân, tổ chức khác. Công nợ là khoản tiền mà một cá nhân hoặc doanh nghiệp nợ một bên khác, phát sinh từ các giao dịch mua bán, trao đổi hàng hóa, dịch vụ. Nó cũng có thể phát sinh khi một cá nhân hoặc tổ chức có nghĩa vụ thanh toán tiền cho một bên khác trong một kỳ thanh toán nhất định.

Có hai loại công nợ chính:

• Công nợ phải trả được hiểu là số tiền mà doanh nghiệp cần trả cho người bán sau khi đã nhận được các vật tư, công cụ, hàng hóa, dịch vụ phát sinh trong quá trình kinh doanh. Ví dụ: tiền nhập hàng, công tác phí,…
• Công nợ phải thu là số tiền mà doanh nghiệp có quyền thu từ các đơn vị nội bộ, từ đối tác, khách hàng. Ví dụ: tiền bán sản phẩm/ dịch vụ, tiền thu từ dịch vụ hoặc hàng hóa cho khách hàng, đại lý, chi nhánh,…

Quy trình quản lý công nợ không chỉ giúp doanh nghiệp tính toán được khả năng thu hồi nợ

Quy trình quản lý và thu hồi công nợ

 
Quản lý công nợ giúp đảm bảo các khoản nợ được thanh toán đúng hạn và doanh nghiệp không gặp vấn đề tài chính và dòng tiền do công nợ tích tụ.

1. Quy trình quản lý công nợ

Quy trình quản lý công nợ gồm các bước sau:

Bước 1: Xây dựng bộ phận quản lý công nợ và chính sách chi trả
Doanh nghiệp cần xây dựng một bộ phận quản lý công nợ chuyên môn, đặc biệt là chính sách chi trả. Bộ phận này sẽ giúp quản lý công nợ hiệu quả, giảm thiểu rủi ro và đảm bảo rằng cam kết trả nợ được ghi rõ với thời hạn và mức phạt.

Bước 2: Thiết lập quy trình quản lý công nợ và thu hồi
Thiết lập một quy trình quản lý công nợ chặt chẽ là cần thiết. Quy trình này bao gồm việc xác định các bước thực hiện, những người chịu trách nhiệm và thời gian thanh toán để xử lý công nợ một cách cá nhân và hiệu quả.

Bước 3: Gửi hóa đơn thanh toán
Gửi hóa đơn và đề nghị thanh toán cho khách hàng là một bước quan trọng để thông báo cho khách hàng về công nợ. Đề nghị thanh toán cần phải ghi rõ thời gian khách hàng cần trả nợ, nhắc nhở khách hàng để thanh toán được hoàn thành tốt nhất.

Bước 4: Nhắc nhở khách hàng
Nhắc nhở khách hàng về việc thanh toán công nợ chính là một bước cần thiết để theo dõi chặt chẽ việc thanh toán. Khi thời hạn trả nợ đang đến gần hơn, doanh nghiệp cần nhắc nhở thông qua email hoặc điện thoại để trao đổi thông tin về việc trả nợ.

2. Quy trình thu hồi công nợ

Quy trình thu hồi công nợ gồm 5 bước sau:

Bước 1: Xác định mỗi khách hàng và thu khoản thu tối thiểu
Doanh nghiệp cần xác định mỗi khách hàng và thu khoản thu tối thiểu để xác định cách thức quản lý công nợ. Đây là bước đầu tiên trong việc thu hồi công nợ, giúp doanh nghiệp tính toán được khả năng thu hồi nợ.

Bước 2: Phân loại nợ khác nhau
Nợ khác nhau được phân loại thành các nhóm như nợ dài hạn, nợ ngắn hạn, các khoản nợ khó đòi. Phương thức thu hồi nợ cần linh hoạt để duy trì mối quan hệ và thu hồi được nợ.

Bước 3: Chọn người thu hồi nợ thích hợp
Doanh nghiệp cần lựa chọn người thích hợp với khách hàng, có khả năng thuyết phục và có mối quan hệ tốt. Tùy theo từng trường hợp, lựa chọn người phù hợp.

Bước 4: Nhắc nhở khách hàng về thời hạn khoản nợ
Khi thời hạn trả nợ gần đến, doanh nghiệp cần nhắc nhở khách hàng về việc trả nợ qua email, điện thoại hoặc gặp mặt trực tiếp.

Bước 5: Đàm phán với khách hàng về việc trả nợ
Cần phải giữ liên hệ chặt chẽ trong cách giao tiếp và ứng xử với khách hàng, đàm phán với khách hàng để thu hồi nợ.

Trong trường hợp không giải quyết được, có thể khởi kiện và nhờ sự vào cuộc của toà án. Đây là giải pháp cuối cùng khi dùng các cách đòi nợ khác nhau không đòi được. Nhưng trong thực tế, giải pháp khởi kiện ra tòa án mất thời gian và công sức vậy. Vì vậy, phương án tốt nhất vẫn là giữ liên hệ chặt chẽ trong việc đàm phán với khách hàng.

Khi quyết định cho khách hàng nợ, doanh nghiệp cần xem xét các tiêu chí về khả năng trả nợ, mức vốn, uy tín của khách hàng để cân nhắc kỹ lưỡng, tránh mất thời gian để nhờ sự can thiệp của pháp luật luật về sau.

Các lưu ý để quản lý công nợ hiệu quả

Để quản lý công nợ hiệu quả, doanh nghiệp cần lưu ý các điểm sau:

1. Sử dụng phần mềm quản lý công nợ

Phần mềm quản lý công nợ giúp tự động hóa nhiều quy trình, từ việc theo dõi công nợ đến việc gửi thông báo thanh toán, giảm bớt công việc thủ công và tiết kiệm thời gian. Quá trình ghi chép và xử lý thông tin thường dễ xảy ra sai sót, nhưng với phần mềm, hệ thống tự động cập nhật dữ liệu và cảnh báo về các vấn đề tài chính, giúp ngăn chặn và giảm rủi ro tài chính.

Sử dụng phần mềm quản lý công nợ có thể là một phương pháp hiệu quả để giảm thiểu sai sót, tăng hiệu suất làm việc, cải thiện quan hệ khách hàng, thúc đẩy sự phát triển kinh tế của doanh nghiệp.

Nếu bạn cần thêm thông tin chi tiết hoặc hỗ trợ về việc sử dụng một trong các phần mềm quản lý công nợ phổ biến thì có thể tham khảo phần mềm DMS Winmap. Đây là phần mềm quản lý hệ thống phân phối với tính năng quản lý công nợ hiệu quả.

2. Xây dựng chính sách bán hàng rõ ràng

Ngay từ đầu, chính sách bán hàng cho từng cấp phân phối cần rõ ràng, minh bạch, phù hợp cho từng đối tượng khách hàng để đảm bảo rằng công nợ phải thu được thanh toán đầy đủ.

3. Quản lý thông tin công nợ rõ ràng

Kế toán cần lưu lại toàn bộ thông tin cơ bản về khách bao gồm: tên, địa chỉ, thông tin liên hệ, số lượng mặt hàng bán ra, tổng tiền hàng ghi nợ kèm theo ngày giờ cụ thể và chữ ký. Việc này sẽ giúp doanh nghiệp có thêm cơ sở pháp lý để giải quyết các tranh chấp về sau nếu không thu được nợ.

4. Thiết lập chính sách chi trả nợ

Doanh nghiệp cần đàm phán với chủ nợ, xác định khả năng chi trả của mỗi chủ nợ. Đồng thời, mọi thỏa thuận cần được xác nhận bằng văn bản để đảm bảo việc thanh toán được hoàn thành, đúng kế hoạch.

Hy vọng với những thông tin chúng tôi đã tổng hợp sẽ giúp doanh nghiệp có thêm những kiến thức hữu ích. Nếu quý doanh nghiệp quan tâm, hãy liên hệ ngay để nhận được báo giá phần mềm DMS Winmap chi tiết nhé.